PRIVACYVERKLARING VAN VDGV

(Vogelvereniging De Goudvink Vught, hierna te noemen VDGV)

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die VDGV verwerkt van haar leden, verenigingsleden, vrijwilligers, deelnemers (b.v. vogelshow) of andere geïnteresseerden. Deze privacyverklaring is opgesteld naar aanleiding van het van kracht worden van de AVG (Algemene verordening voor de verwerking van persoonsgegevens) per 25 mei 2018.

In de algemene ledenvergadering van VDGV van 29 maart 2018 is aandacht besteed aan de AVG en is door het bestuur van VDGV aan de vergadering het te voeren privacy beleid gepresenteerd. Vanuit deze algemene ledenvergadering zijn geen bezwaren geuit tegen dit gepresenteerde beleid.

Indien iemand lid, verenigingslid, vrijwilliger, deelnemer (b.v. vogelshow) of andere geïnteresseerde wordt van VDGV, of om een andere reden persoonsgegevens aan VDGV verstrekt, geeft men VDGV uitdrukkelijk toestemming om persoonsgegevens in lijn met deze privacyverklaring te verwerken.

  1. Verantwoordelijken VDGV

Verantwoordelijken voor de verwerking van de persoonsgegevens zijn de secretaris, penningmeester en ledenadministratie van het Bestuur van VDGV. Via de secretaris beschikt de ledenadministratie die zorgdraagt voor het ledenbestand over het email adressenbestand van de leden van VDGV en is hierdoor eveneens verantwoordelijke.

Om hun taak naar behoren te kunnen verrichten zijn de verantwoordelijken afhankelijk van de informatie die zij ontvangen van de leden van de VDGV. Derhalve wordt aan de leden dringend verzocht wijzigingen in hun persoonsgegevens tijdig aan de secretaris van het bestuur van VDGV door te geven. De betrokken adresgegevens van VDGV (secretariaat en bestuursleden) zijn opgenomen op de website van VDGV.

  1. Welke gegevens verwerkt VDGV en voor welk doel

2.1 In het kader van het lidmaatschap worden op basis van onder meer het inschrijfformulier de volgende persoonsgegevens verwerkt:

  1. a) voor- en achternaam, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht
  2. b) adresgegevens, eventueel postadres
  3. c) telefoonnummer, e-mailadres, bankrekeningnummer (IBAN)

2.2 VDGV verwerkt de in sub 2.1 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  1. a) naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt voor contact over het lidmaatschap en de eventuele opzegging daarvan, aan- en afmelden voor de verstrekking van aangevraagde informatie of het afhandelen van de verkregen informatie.
  2. b) naam, adresgegevens en telefoonnummer worden gebruikt voor het versturen van uitnodigingen voor bijeenkomsten, toezending van nieuwsbrieven en informatie over diensten en activiteiten

(b.v. vogelshow) van VDGV. Indien een lid van VDGV geen mailing of bepaalde informatie van VDGV wenst te ontvangen dan is het te allen tijde mogelijk dit te melden bij de secretaris van VDGV.

  1. c) naam en bankrekeningnummer (IBAN) worden gebruikt voor betalingen van het lidmaatschapsgeld of mogelijke declaraties voor bewezen diensten of gemaakte onkosten.

Eventuele machtigingsbewijzen voor automatische incasso worden gebruikt voor het innen van contributiegelden.

  1. Bewaartermijnen

VDGV verwerkt en bewaart persoonsgegevens gedurende de duur van het lidmaatschap en tot maximaal twee jaar na afloop van dit lidmaatschap. Aansluitend worden de persoonsgegevens door de verantwoordelijken vernietigd.

  1. Beveiligingsmaatregelen en drukkerij

4.1Ter bescherming van de persoonsgegevens heeft VDGV passende technische en organisatorische maatregelen getroffen zoals beveiliging van de betrokken computers (inlogcodes en wachtwoorden) en afsluitbare kasten voor papieren gegevens. Er worden geen gegevens van de leden van VDGV opgeslagen op USB- sticks of andere externe geheugens.

4.2 VDGV heeft aan de (oud) bestuursleden van VDGV verzocht, voor zover zij geen verantwoordelijken zijn, om eventueel in hun bezit zijnde bestanden met persoonsgegevens van de leden van VDGV te vernietigen en aan VDGV te bevestigen dat zij dat ook feitelijk hebben gedaan.

4.3 Voor het versturen van correspondentie aan de leden van VDGV en het vervaardigen van de catalogus maakt VDGV gebruik van diensten van een drukkerij. Met de drukkerij is overeengekomen om na het gebruik van de adresgegevens van de leden (deelnemers) de betrokken gegevens te vernietigen.

Ook is met de drukkerij overeengekomen dat oude adresbestanden zijn vernietigd en dat de drukkerij de aangeleverde adressenbestanden niet zal gebruiken voor andere doeleinden en deze niet zal verstrekken aan derden.

  1. Inzagerecht, verwijdering en vragen klachten.

5.1 Via de secretaris van VDGV kan een lid van VDGV een verzoek indienen om de eigenpersoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen. De secretaris van VDGV zal het verzoek in behandeling nemen en de indiener binnen een maand na ontvangst hierover informeren.

5.2 Indien leden, donateurs, verenigingsleden, vrijwilligers, deelnemers of andere geïnteresseerden van VDGV bezwaar wil maken tegen de (verdere) verwerking van de eigen persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2, kan eveneens contact worden opgenomen met de secretaris van VDGV.

5.3 Indien leden, donateurs, verenigingsleden, vrijwilligers, deelnemers of andere geïnteresseerden van VDGV een klacht heeft over de wijze waarop VDGV zijn persoonsgegevens verwerkt of zijn verzoek behandelt, kan contact worden opgenomen met de voorzitter van het bestuur van VDGV die als zodanig kan worden aangemerkt als de functionaris gegevensbescherming

5.4 Eventuele andere vragen of opmerkingen over deze Privacyverklaring kunnen worden gericht aan de secretaris van de het Bestuur van VDGV (adresgegevens zijn te vinden op deze website).

  1. Wijzigingen

Deze Privacyverklaring kan door het bestuur van VDGV worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de Website en / of nieuwsbrief aan de leden van VDGV bekend gemaakt. Het bestuur van VDGV adviseert de leden regelmatig kennis te nemen van de inhoud van deze privacyverklaring.

Aldus opgemaakt en vastgesteld op 15 juli 2018